Membuat Laporan Hasil Belajar (Rapor) dalam Ms. Excel

Pertama membuat daftar nilai asli siswa atau biasa disebut Leger, untuk dijadikan acuan utama pada buku laporan hasil belajar atau Rapor yang akan dibuat. Contohnya seperti pada gambar dibawah ini:

Jangan lupa untuk memberi nama pada setiap sheet agar lebih memudahkan

Setelah membuat Leger, di sheet kedua buatlah laporan hasil belajar atau Rapor, sesuai dengan Leger yang telah  dibuat:

Selesai membuat Leger dan Rapor masukan Nomor Induk atau NIM, Nama, Nilai, Huruf, dan Deskripsi Kemajuan Belajar sesuai pada Leger. Tetapi karena memasukan satu persatu NIM, Nama, dsb akan menghabiskan banyak waktu, disini kita akan memakai cara otomatis yaitu menggunakan rumus agar lebih praktis dan menghemat banyak waktu.

1. Memasukan NIM/No.Induk Pada Rapor

Posisikan kursor pada bagian No.Induk, seperti:

  

Setelah itu pada Menu Bar pilih Data lalu Data Validation-->Data Validation. Saat sudah memasuki Data Validation akan muncul seperti pada gambar dibawah ini:

Pada kolom Allow klik tanda panah kecil lalu pilih List, lalu pilih seperti yang sudah dibulatkan merah pada gambar:

Setelah itu pilih Sheet Leger lalu block dari NIM sampai nilai akhir 

lalu kembali ke sheet Rapor dan pilih:

Dan No.Induk sudah bisa dioprasikan secara otomatis, jika ingin melihat No.Induk siswa yang lain bisa pilih tanda panah kecil untuk melihat yang lainnya:

Jika ada pembaca sekalian menggunakan Ms.Excel 2007 cara memasukan No.Induk secara otomatis akan sedikit berbeda (seperti saya), berikut caranya:

---Sebelumnya lihat kembali pada tabel Leger, NIM ada pada kolom dan baris keberapa, karena saat memasuki Data Validation tidak bisa berpindah ke sheet Leger. Sebagai contoh:

Sesuai gambar diatas maka NIM ada pada kolom dan baris B3 sampai B10 (B3:B10)

---Caranya tidak jauh berbeda pertama pada Menu Bar pilih Data pilih Data Validation-->Data Validation, lalu pada kolom Allow pilih list, akan muncul menu yang sama, setelah itu ketik seperti pada gambar dibawah ini:

Dan No.Induk sudah secara otomatis dimasukan.

2. Rumus Memasukan Nama Siswa

Posisikan kursor pada kolom Nama

 lalu masukan rumus: =VLOOKUP(D6,Leger!B3:J10,2,FALSE)

---kenapa D6?       :karena acuannya adalah No.Induk

---Leger!B3:J10   :karena berpindah sheet ke leger, lalu blok dari NIM=B3 sampai nilai  pelajaran terakhir=J10

---2                  :karena kita akan memasukan nama maka acuannya adalah kolom       nama, pada sheet leger. Jika NIM adalah Kolom 1 maka nama adalah kolom 2

Setelah rumus selesai dimasukan klik Enter dan Nama siswa akan muncul serta secara otomatis akan berganti sesuai dengan NIM yang dipilih

Ini juga akan berpengaruh pada berubahnya nilai mata pelajaran sesuai dengan NIM, dan Nama Siswa

3. Rumus Memasukan Nilai Siswa

Posisikan kursor pada Nilai, lalu masukan rumus: =VLOOKUP(D6,Leger!B3:J10,3,FALSE)

---D6                           : karena acuannya NIM

---Leger!B3:J10         : karena berpindah sheet ke leger, lalu blok dari NIM=B3                   sampai nilai pelajaran terakhir=J10

---3                             : karena kursor ada pada Pendidikan Agama jadi acuan pada tabel      leger ada  pada Pendidikan Agama/PAI. jika NIM kolom 1 dan Nama kolom 2, maka PAI kolom 3. Begitupun seterusnya

Setelah rumus selesai dimasukan klik Enter dan Nilai siswa akan muncul serta secara otomatis akan berganti sesuai dengan NIM yang dipilih.

lakukan hal yang sama pada setiap mata pelajaran, pada rumus hanya diganti kolom acuannya saja. Jika PAI kolom 3 maka PKN kolom 4, begitupun seterusnya. Hasilnya akan Seperti ini:

4. Rumus Memasukan Huruf

Pertama-tama kita buat dulu tabel angka dan huruf disamping atau bawah tabel Rapor bisa juga di sheet baru. Angka yang diketik dari nilai terkecil yang diperoleh siswa sampai ke yang terbesar, contoh gambar dibawah ini:

Lalu posisikan kursor pada kolom huruf, masukan rumus: =VLOOKUP(D12,O20:P55,2)

---D12                 : karena acuanya pada kolom Pendidikan Agama yaitu D12

---O20:P55          : karena kita memblock tabel angka dan huruf dari pertama sampai akhir

---2                      : karena acuannya adalah nama pada sheet Leger

Setelah rumus selesai dimasukan klik Enter dan Huruf akan muncul serta secara otomatis akan berganti sesuai dengan NIM yang dipilih. Untuk lebih menghemat waktu pembaca sekalian bisa mengklik tanda + kecil pada kolom huruf yang sudah dimasukan rumus lalu tarik/drag sampai mata pelajaran terakhir.

Jika pembaca sekalian mengalami kesulitan pada rumus ini, bisa menambahkan tanda $ pada rumus, menjadi: =VLOOKUP(D12,$O$20:$P$55,2)

---fungsi $    : untuk membuat rumus sel berubah atau tetap mengikuti rumus sel yang di                             copy sebelumnya.

5. Rumus Memasukan Deskripsi Kemajuan Belajar

Posisikan kursor pada kolom Deskripsi Kemajuan Belajar, dan  masukan rumus:

=IF(D12=75,"Tercapai",IF(D12>75,"Terlampaui","Tidak Tercapai"))

---D12                                  : karena acuannya ada pada kolom Nilai

---75                                    : KKM pada semua mata pelajaran

---IF(D12=75,"Tercapai"      : jika D12 sama dengan 75 maka Tercapai

---IF(D12>75,"Terlampaui"  : jika D12 lebih besar dari 75 maka Terlampaui

---"Tidak Tercapai"               : jika dari kedua kemungkinan diatas tidak ada yang sama maka hasilnya Tidak Tercapai

-- ))                                      : karena banyaknya tutup kurung sama dengan banyaknya buka kurung pada rumus

Rumus diatas digunakan apabila semua mata pelajaran memiliki KKM yang sama, tetapi karena contoh Rapor penulis memiliki KKM yang berbeda maka ada sedikit perubahan pada rumus, yaitu: =IF(D12=C12,"Tercapai",IF(D12>C12,"Terlampaui","Tidak Tercapai"))

---C12  : karena KKM pada setiap mata pelajaran berbeda maka acuannya ada pada kolom KKM yaitu C12

Setelah rumus selesai dimasukan klik Enter dan Deskripsi Kemajuan Belajar akan muncul serta secara otomatis akan berganti sesuai dengan NIM yang dipilih. Untuk lebih menghemat waktu pembaca sekalian bisa mengklik tanda + kecil pada kolom Deskripsi Kemajuan Belajar yang sudah dimasukan rumus lalu tarik/drag sampai mata pelajaran terakhir.

--------------------------------------------------------SELESAI------------------------------------------------------

NOTE: Penulis mengacu pada contoh tabel Leger dan tabel Rapor, tidak menutup kemungkinan tabel Leger dan Rapor pembaca memiliki perbedaan sehingga muncul perbedaan pula pada rumus. Kritik dan Saran sangat diperlukan.

Untuk memenuhi mata kuliah Teknologi Informasi Dan Komunikasi

Dosen Pengampu: Resti Yektyastuti, M.Pd

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS DJUANDA

BOGOR

2018